Assistant de site

Description de l'entreprise

Le présent et le futur d’Audemars Piguet se construisent grâce à la contribution de tous nos talents. Inspirés par la richesse de notre passé, nous sommes enthousiastes à l’idée de ce que nous créerons dans le futur. Ensemble, nous sommes résolument tournés vers l’avenir et en quête continue d’excellence dans tous nos métiers.

Si notre mission vous inspire, venez poursuivre votre parcours au sein de notre famille pour que l’on continue de créer l'extraordinaire. Écrivons le prochain chapitre de votre carrière ensemble !

Description du poste

Sous la responsabilité de la Responsable de site, vous assurez le bon fonctionnement du site en garantissant un accueil de qualité, la gestion et le suivi des activités administratives dans le respect des procédures internes et des standards de service de l'entreprise. 

A ce titre vous êtes chargé de :

▪ Assurer l'accueil physique et téléphonique des visiteurs et garantir une expérience d'accueil professionnelle

▪ Gérer les accès, badges visiteurs et salles de réunion

▪ Assurer la gestion du courrier entrant et sortant

▪ Réaliser les commandes de fournitures et consommables - assurer le suivi des stocks

▪ Traiter, contrôler et assurer le suivi des factures fournisseurs dans les outils dédiés

▪ Participer au suivi budgétaire des dépenses du site

▪ Organiser les déplacements professionnels (réservations de transport, hébergement, restauration)

▪ Assurer l'organisation logistique et administrative des réunions, séminaires, événements internes et externes

▪ Préparer les supports administratifs, présentations et comptes rendus

▪ Traduire ou rédiger des communications en français et en anglais

▪ Maintenir à jour les bases de données administratives et les outils de suivi

▪ Proposer des actions d'amélioration continue visant à optimiser l'organisation et la qualité de service du site

Qualifications

▪ Formation Bac +2 et expérience significative en gestion administrative ou équivalent

▪ Maîtrise des outils bureautiques Microsoft Office (Outlook, Teams, Word, Excel, PowerPoint)

▪ Expérience en traitement et suivi des factures

▪ Capacité à organiser des événements et gérer plusieurs priorités simultanément

▪ Excellentes compétences rédactionnelles et relationnelles

▪ Anglais professionnel courant impératif, à l'écrit comme à l'oral

▪ La maîtrise d’une deuxième langue est un atout

▪ Sens du service, discrétion, organisation, rigueur et autonomie

Informations supplémentaires

Ce que nous offrons :

• Rejoindre une entreprise avec un rayonnement international, un environnement de travail performant et stimulant
• Formation professionnelle continue et mobilité
• La prise en charge de la mutuelle à 100% pour le régime de base
• Tickets-restaurant
• Des prestations de notre CSE (contribution aux activités sportives, culturelles, chèques vacances etc.)
• Plan d’Epargne Retraite (cotisations pris en charge à 100% par l’employeur)
• Participation aux résultats et Plan d’Epargne d’Entreprise
• Un programme de wellbeing attractif (Massages, abonnement sport, etc…)
• Volontariat d’entreprise 

Le masculin vaut pour le féminin.