Community & Event Assistant | German C1 | Backoffice, Administrative, Support, German Company, Office (Talent Pool | Start in 3–6 Months)

Intro

• Wir sichten Bewerbungen mit niedrigerer Priorität
• Eine Rückmeldung kann bis zu zwei Wochen dauern
• Bei guter Passung führen wir als nächsten Schritt ein erstes Kennenlerngespräch und vereinbaren ggf. bereits einen Termin zum Probearbeiten
• Sobald sich ein konkreter Bedarf ergibt, melden wir uns proaktiv bei Dir bzgl. einem konkreten Einstellungsdatum und den weiteren Schritten.

Wir sind ein deutsches Unternehmen und haben im Juli 2025 unser erstes Büro in Prishtina eröffnet. Seit Kurzem arbeiten wir in unserem neuen, modernen Penthouse-Büro an der Muharrem Fejza. Mit einer großzügigen Dachterrasse, hellen Räumlichkeiten und einer angenehmen Arbeitsatmosphäre bietet unser neuer Standort den perfekten Ort für Zusammenarbeit, kreative Ideen und gemeinsames Wachstum.

• Die Arbeitszeit ist Mo-Fr 08:00 bis 17:00 Uhr im Büro mit einer Stunde Mittagspause. 
• Mittwochs kannst Du ins Homeoffice, wenn Du möchtest.
• Deine Bezahlung beträgt zwischen 1.800 € und 2.200 € bei 40h/Woche. Bei der Ãœbernahme von mehr Verantwortung, auch wesentlich mehr.
• Inkludiert sind 23 Tage Urlaub sowie die gesetzlich festgelegten Feiertage in Prishtina.
• Krankheitstage sind natürlich ebenfalls vergütet.

Ãœber SAWOO

• Rund 25 persönliche Networking-Events pro Monat in 7 verschiedenen Ländern
• 4 Konferenzen pro Jahr in München, London und Paris
• Zusätzliche Networking-Möglichkeiten für Community-Mitglieder

Your tasks

• Betreuung der Community-E-Mail-Postfächer, inklusive Beantwortung eingehender Nachrichten anhand von Templates, die Du situativ anpasst
• E-Mail-Kommunikation mit Community-Hosts zur Vergabe und Nachverfolgung von To-dos
• Pflege und Aktualisierung unserer Community-Datenbank (CRM)

• Einladungsmanagement, einschließlich Pflege von Kalendereinträgen und Registrierungsformularen
• Versand von Einladungen und Informationsnachrichten an potenzielle sowie bestehende Community-Mitglieder
• Versand von Erinnerungs- und Follow-up-E-Mails an angemeldete Teilnehmende
• Erstellung von Gästelisten, Namensschildern und weiteren Dokumenten zur Eventdurchführung
• Erstellung und Versand von Briefings an interne Stakeholder wie Event-Host, lokale Event-Assistenz und Eventlocation

• Auswertung der Teilnehmerfragebögen
• Erstellung und Versand von Event-Reportings an relevante Stakeholder
• Erstellung und Veröffentlichung von Social-Media-Beiträgen
• Versand von Follow-ups sowie Verknüpfung von Teilnehmenden per E-Mail

• Zuverlässige und fehlerfreie operative Umsetzung: Du lässt bei der Arbeit große Sorgfalt walten. Z. B. versendest Du Einladungen, Briefings und Follow-up Nachrichten absolut fehlerfrei und hältst die Einträge im CRM sauber und aktuell.
• Leistungsbereitschaft & Effizienz: Du hast Lust Gas zu geben, bist fix am PC und versendest z. B. auch mal bis zu 150 vorformulierte Nachrichten pro Stunde bei gleichbleibender Qualität.
• Exzellentes Zeitmanagement: Dein Zeitmanagement ist herausragend und es fällt Dir leicht mehrere Aufgaben und kurzfristige Deadlines gleichzeitig handeln.

Your profile

• Du verfügst über mehrjährige Berufserfahrung im administrativen Bereich z. B. als Vertriebsassistent:in, Sales Development Representative, Assistent:in, Support-Mitarbeiter:in, Sachbearbeiter:in, Callcenter-Mitarbeiter:in, etc.
• Du schreibst und sprichst Deutsch und Englisch auf min. C1 Level und bist absolut sicher im Umgang mit Rechtschreibung und Grammatik.
• Du bringst vollen Einsatz, bist proaktiv und hast Lust, Gas zu geben.
• Du bist zuverlässig und lässt große Sorgfalt beim Arbeiten walten.
• Du arbeitest gerne unter klarer Anleitung, mit bewährten Prozessen und hast kein Problem mit repetitiven Tätigkeiten.
• Dein Umgang mit Computer und Internet ist schnell und versiert.
• Du verfügst über einen geeigneten Remote-Arbeitsplatz, der ungestörtes und effizientes Arbeiten ermöglicht. Grundvoraussetzung ist schnelles Internet und eine ruhige Umgebung.
• Du bist bereit, ein- bis zweimal im Jahr zu Firmentreffen im Ausland zu reisen

Benefits

• Take Responsibility: Wir fördern unternehmerisches Denken auf allen Ebenen. Die besten Ideen gewinnen. Gibst Du Gas und ergreifst die Initiative, hast Du die Möglichkeit, die Firma aktiv mitzugestalten und Du wirst mit Verantwortung und beruflichem Aufstieg belohnt.
• Collaborative Culture: Arbeite in einem kollaborativen Umfeld, in dem gegenseitige Hilfe und die Zusammenarbeit als ein Team von A-Playern die Norm ist
• Great Insights: Erlebe, wie ein junges, schnell wachsendes, international ausgerichtetes Unternehmen funktioniert. Arbeite mit namhaften Unternehmen wie PwC, EGYM Wellpass und H&Z zusammen.
• „A healthy mind in a healthy body“: Wir fördern die Gesundheit unserer Mitarbeitenden, indem wir uns an ihren Kosten für Sport/Fitness/Wellness beteiligen.

Outro